Willkommen bei MEMBA

Welcome to MEMBA

MEMBA ist die Verwaltungssoftware für Ihren Sport- oder Freizeitverein. Sie bündelt Mitgliederverwaltung, Finanzen (Faktura), Zugangskontrolle, Platzbuchung und Kommunikation an einem Ort. Dieses Help Center begleitet Sie von der ersten Anmeldung bis zu den täglichen Abläufen.

MEMBA is the management platform for your sports or leisure club. It brings together member management, finance (invoicing), access control, facility booking and communication in one place. This Help Center guides you from your first login to everyday workflows.

Anmelden & der Startbildschirm

Signing in & the home screen

Rufen Sie die für Ihren Verein eingerichtete MEMBA-Adresse auf und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen bzw. Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Nach der Anmeldung landen Sie auf dem Startbildschirm („Home“). Dort sehen Sie auf einen Blick die System-Einrichtungsanleitung mit Ihrem Einrichtungsfortschritt, die Mitgliederzahlen (Mitglieder, Eintritte, Austritte), den Mitgliedschaftsstatus, offene Aufgaben, laufende Jobs sowie – falls genutzt – die Platzbuchungsübersicht.

Go to the MEMBA address set up for your club and sign in with your username or email address and your password. After signing in you land on the home screen (“Home”). There you see the system setup guide with your setup progress, member counts (members, joins, leaves), membership status, open tasks, running jobs and – if used – the facility booking overview, all at a glance.

🧭 Wo ist das „?“-Symbol? Die geführte Tour starten

🧭 Where is the “?” icon? Starting the guided tour

Ganz unten links in der Seitenleiste, neben den Symbolen für Verlauf, Profil, Info und Abmelden, finden Sie ein eigenständiges Feld mit einem Fragezeichen (?) – hier im Screenshot ganz rechts, mit dünnem Rahmen. Ein Klick darauf startet einen integrierten, geführten Rundgang, der Ihnen Schritt für Schritt jeden Menypunkt der Seitenleiste erklärt – ideal für neue Admin-Nutzer:innen. Sie können den Rundgang jederzeit über dieses Symbol erneut starten.

Klicken Sie z. B. in der Konfiguration auf ein Feld wie „Vereinsname“ – taucht dort automatisch eine blaue Tour-Blase mit „Schritt 1 von 5“ auf, wissen Sie: die Tour läuft gerade.

Ihr Startpfad: in dieser Reihenfolge einrichten

Your starting path: set up in this order

Spätere Schritte bauen auf früheren auf. Halten Sie sich an diese Reihenfolge, damit z. B. Beiträge auch tatsächlich einem Buchungskonto zugeordnet werden können. Die „System Einrichtungsanleitung“ auf dem Startbildschirm führt Sie zu jedem einzelnen Punkt (siehe Screenshot oben).

Later steps build on earlier ones. Follow this order so that, for example, fees can actually be linked to a booking account. The “System setup guide” on the home screen takes you to each individual item (see screenshot above).

1

Club-KonfigurationPflicht

Vereinsname, Gläubigerkennung und Bundesland hinterlegen – die Basis für alles Weitere.

2

E-Mail-KonfigurationPflicht

SMTP-Server, Absenderadresse und Passwort einrichten, damit Sie überhaupt E-Mails versenden können.

3

BerichtskonfigurationOptional

Nur nötig, wenn Sie ein eigenes Berichts-Layout brauchen. Oft liegt das Layout schon fertig vom Kunden vor – dann können Sie diesen Schritt überspringen.

4

Mitgliedsantrag-KonfigurationPflicht, falls Online-Antrag genutzt wird

Muss eingerichtet sein, bevor Interessent:innen den Online-Mitgliedsantrag nutzen können.

5

Benutzerverwaltung & RollenverwaltungPflicht

Rollen mit passenden Rechten anlegen, weitere Nutzer:innen erstellen und ihnen diese Rollen zuweisen.

6

Rechtliche SeitenAbschluss dieses Blocks

Nutzungsbedingungen und Richtlinien hinterlegen – als letzter Punkt der Konfiguration.

7

Sportarten

Die vom Verein angebotenen Sportarten/Aktivitäten anlegen.

8

Zahlungsbedingungen

Festlegen, wie Rechnungen bezahlt werden können (z. B. Ratenzahlung, direkte Überweisung).

9

Rechnungstexte, SEPA-Konten & Buchungskonten

Diese drei anlegen – die Reihenfolge untereinander ist egal, aber alle drei müssen fertig sein, bevor es mit Beiträgen weitergeht.

10

Beiträge

Mitgliedsbeiträge, Anmeldegebühren usw. anlegen und jeweils einem Buchungskonto zuordnen.

⚠️ Voraussetzung: Buchungskonten müssen zuerst angelegt sein

–

Vorlagentexte & ÄmterJederzeit / freiwillig

Keine feste Reihenfolge – können vor, während oder nach den übrigen Stammdaten ausgefüllt werden.

11

Zugangskontrolle

Zuerst Türen konfigurieren, danach Tür-Gruppen anlegen – Tür-Gruppen setzen bereits vorhandene Türen voraus.

12

FinAPI Zahlung

Bankverbindungen einrichten, um Zahlungsüberweisungen zu automatisieren.

13

Lichtsystemverwaltung

Beleuchtungsgeräte hinzufügen und den jeweiligen Sporthallen zuweisen.

Die Fortschrittsanzeige in der „System Einrichtungsanleitung“ auf dem Startbildschirm zeigt Ihnen jederzeit, wie weit Sie in jedem Block sind.

The progress display in the “System setup guide” on the home screen always shows how far along you are in each block.

Durch die App navigieren

Navigating the app

Die linke Seitenleiste ist Ihr Hauptmenü. Ein integrierter Rundgang (Klick auf das „?“-Symbol unten links, siehe oben) erklärt Schritt für Schritt jeden Menüpunkt – ideal für neue Admin-Nutzer:innen. Sie können den Rundgang jederzeit über dieses Symbol erneut starten. Die wichtigsten Bereiche:

The left sidebar is your main menu. A built-in guided tour (click the “?” icon at the bottom left, see above) explains every menu item step by step – ideal for new admin users. You can restart the tour at any time via this icon. The most important areas:

Sprache wechseln

Switching language

MEMBA ist zweisprachig (Deutsch/Englisch). Über das Globus-Symbol unten links in der Seitenleiste wählen Sie zwischen „DE“ und „EN“. Die Oberfläche wird sofort umgeschaltet.

MEMBA is bilingual (German/English). Use the globe icon at the bottom left of the sidebar to choose between “DE” and “EN”. The interface switches immediately.

Rechtliches & Hilfe

Legal & help

Das „i“-Symbol unten links verlinkt zu Datenschutz, AGB und Impressum. Der Kasten „Brauchen Sie Hilfe?“ verweist auf dieses Help Center.

The “i” icon at the bottom left links to the privacy policy, terms and imprint. The “Need help?” box points to this Help Center.

Kontakte verwalten

Managing contacts

Unter „Kontakte“ finden Sie alle Mitglieder und Ansprechpartner Ihres Vereins – in diesem Testmandanten über 4.400 Datensätze. Oben sehen Sie die Gesamtzahl der Mitglieder sowie Zu- und Abgänge je Kalenderjahr (z. B. „+223 / -133“ für 2024). Die Kopfzeile der Tabelle enthält Filterfelder für Nummer, Titel, Vorname, Nachname, Geburtstag, Geschlecht, E-Mail, Status, Straße, Clubzeitung und Ort – tippen Sie einfach in ein Feld, um die Liste sofort einzugrenzen. Mit dem Schalter „Archivierte Kontakte anzeigen“ blenden Sie auch ausgetretene bzw. archivierte Mitglieder ein.

Under “Contacts” you find all members and contact persons of your club – over 4,400 records in this test tenant. At the top you see the total number of members as well as joins and leaves per calendar year (e.g. “+223 / -133” for 2024). The table header has filter fields for number, title, first name, last name, birthday, gender, email, status, street, club newsletter and city – just type into a field to narrow the list instantly. The “Show archived contacts” toggle also reveals members who have left or been archived.

Über den Button „Hinzufügen“ (oben rechts) legen Sie einen neuen Kontakt an. Mit „Spalten auswählen“ passen Sie an, welche Felder in der Tabelle erscheinen, „Layout zurücksetzen“ stellt die Standardansicht wieder her, und „Bestandserhebungsliste exportieren“ erzeugt die offizielle Meldeliste, die Sportverbände für Zuschüsse verlangen.

The “Add” button (top right) creates a new contact. “Select columns” lets you choose which fields appear in the table, “Reset layout” restores the default view, and “Export census list” produces the official membership return that sports federations require for subsidies.

Kontaktdetails & Reiter

Contact details & tabs

Klicken Sie in der Liste auf eine Mitgliedsnummer, um die Detailseite zu öffnen. Oben sehen Sie Kernangaben (Titel, Geschlecht, Geburtstag, Clubzeitung, Mitarbeiterstatus) sowie seit wann die Person Mitglied ist und die letzte Änderungshistorie. Darunter gliedert sich die Seite in 12 Reiter. So finden Sie zu jedem Mitglied an einer Stelle sämtliche Informationen – von der Bankverbindung über gebuchte Sportarten bis zu vergebenen Zugangsberechtigungen.

Click a member number in the list to open the detail page. At the top you see the core details (title, gender, birthday, club newsletter, staff status) plus how long the person has been a member and the latest change history. Below that, the page is organised into 12 tabs. This way you find every piece of information about a member in one place – from bank details to booked sports to assigned access permissions.

Die 12 Bereiche im Überblick – was Sie dort sehen und tun können

The 12 areas at a glance – what you can see and do there

Screenshots aus dem echten Testmandanten (Beispielkontakt „Sabine Lang“):

Screenshots from the real test tenant (example contact “Sabine Lang”):

1Kontaktdaten

Interne Bemerkungen, Name, Mitgliedschafts-Badges, Geburtstag; rechts Telefon/Fax, E-Mail, Webseite und die Postadresse. Hier ändern Sie die Stammdaten der Person.

2Mitgliedschaft

Status, Eintritts- und Austrittsdatum sowie die vollständige Historie aller Statuswechsel. Über „Status ändern“ bzw. „Austreten“ verwalten Sie den Mitgliedschaftsverlauf.

3Beiträge

Alle diesem Mitglied zugeordneten Beiträge mit Jahresbetrag, Bemerkung, Bezahlstatus sowie Gültigkeitszeitraum. „Neuer Beitrag“ ordnet einen weiteren Beitrag zu.

4Rechnungsdaten

Zahlungsdaten (IBAN, BIC, SEPA-Mandat, Kontoinhaber, Zahlungsart) links, Rechnungsadresse und Versandart (z. B. per E-Mail) rechts.

5Rechnungen

Drei Unterreiter: „Rechnungen“, „Zahlungen“ und „KBS Rechnungen“ – alle Dokumente, die diesem Mitglied gestellt bzw. von ihm bezahlt wurden. „Neue Rechnung“ legt direkt hier eine an.

6Familienstruktur

Verknüpfte Familienmitglieder, z. B. Partner:innen oder Kinder. Über „Neue Beziehung“ verknüpfen Sie einen bestehenden Kontakt, über „Neuen Kontakt hinzufügen“ legen Sie direkt ein neues Familienmitglied an.

7Buchungen

Historie aller Platz-/Kursbuchungen dieses Mitglieds – hilfreich, um nachzuvollziehen, was jemand wann gebucht hat.

8Sportarten

Links die zugeordneten Sportarten mit Von/Bis-Datum und Aktiv-Schalter, rechts eventuelle Sportpässe. So sehen Sie sofort, welche Sportarten jemand aktuell ausübt.

9Gruppen

Links: Gruppen, für die diese Person Ansprechpartner:in ist (z. B. als Trainer:in). Rechts: Gruppen, in denen die Person selbst Mitglied ist (Mannschaften, Trainingsgruppen).

10Ämter

Vereinsämter, die dieser Person zugewiesen sind (z. B. Vorstand, Abteilungsleitung). „Neues Amt hinzufügen“ ergänzt ein weiteres Amt.

11Dokumente

Alle Dateien, die zu diesem Kontakt hochgeladen wurden (z. B. eingescannte Verträge oder Ärztliche Atteste). „Neues Dokument“ lädt eine weitere Datei hoch.

12Zugangskontrolle

Die dem Mitglied zugewiesenen Tür-Gruppen aus der Gantner-Zugangskontrolle (siehe „Zugang & Anlagen“). In diesem Testmandanten ist die Integration deaktiviert, daher leer.

Mitgliedsanträge bearbeiten

Processing membership applications

Unter „Mitgliedsantrag“ laufen alle online eingereichten Beitrittsanträge auf, sofern Sie die Mitgliedsantrags-Konfiguration eingerichtet haben (siehe Verwaltung & Konfiguration). Jeder Antrag zeigt Vorname, Nachname, Art (z. B. Kleinkind, Erwachsener) und E-Mail-Adresse.

“Membership application” lists every application submitted online, provided you've set up the membership-application configuration (see Administration & configuration). Each one shows first name, last name, type (e.g. child, adult) and email address.

Öffnen Sie einen Antrag, um die eingegebenen Daten zu prüfen und ihn anschließend in einen vollwertigen Kontakt umzuwandeln – so entsteht aus dem Online-Formular automatisch ein neues Mitglied in Ihrer Datenbank, ohne dass Sie die Angaben erneut abtippen müssen.

Open an application to review the submitted data and then convert it into a full contact – this way the online form automatically becomes a new member in your database, without you retyping any information.

Das Online-Antragsformular

The online application form

Interessenten füllen den Mitgliedsantrag über einen öffentlichen Link aus (Layout und Felder steuern Sie über die Mitgliedsantrags-Konfiguration, siehe Verwaltung & Konfiguration). Zunächst wählen die Antragsteller die gewünschte Mitgliedschaftsart per Klick auf einen der Chips – z. B. „Kleinkind (unter 6 Jahren)“, „Probekind (ab 6 Jahren)“, „Junior-Mitglied (ab 6 Jahren)“, „Probemitgliedschaft Erwachsene“ oder „Ordentliches Mitglied“. Unter „Weitere Anträge“ lässt sich direkt angeben, wie viele Erwachsene und Kinder gemeinsam beitreten möchten – das Formular unterstützt also Familienanträge in einem Durchgang. Ein Fortschrittsbalken mit drei Kreisen zeigt, wo sich der Antragsteller im Formular befindet.

Prospective members fill out the application via a public link (layout and fields are controlled through the membership-application configuration, see Administration & configuration). First, applicants choose the desired membership type by clicking one of the chips – e.g. “Toddler (under 6)”, “Trial child (from 6 years)”, “Junior member (from 6 years)”, “Trial membership for adults” or “Regular member”. Under “Additional applications” they can directly specify how many adults and children are joining together – so the form supports family applications in a single pass. A three-step progress indicator shows where the applicant is in the form.

Es folgen die eigentlichen Angaben: Informationen des Antragsstellers (Foto, Vorname, Nachname, Geburtstag, Geschlecht, E-Mail – alles Pflichtfelder), Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land, optional eine abweichende Rechnungsadresse), Telefon/Fax sowie Weitere Informationen mit den auswählbaren Sportarten (als Chips, je nach Verfügbarkeit und Restplätzen) und optionalen Feldern wie bisher ausgeübte Sportarten, frühere oder aktuelle Clubmitgliedschaften, Beruf, sowie Name und Beruf der Eltern und etwaige Verwandte im Verein. Zum Schluss folgen die Zahlungsdaten (IBAN, Kontoinhaber, BIC) mit dem SEPA-Lastschriftmandat, das der Antragsteller per Schalter bestätigt.

Next come the actual details: applicant information (photo, first name, last name, date of birth, gender, email – all required fields), address (street, postal code, city, country, optionally a different billing address), phone/fax, and additional information with selectable sports (as chips, depending on availability and remaining spots) and optional fields such as previously practiced sports, past or current club memberships, occupation, and the parents' names and occupations plus any relatives already in the club. Finally come the payment details (IBAN, account holder, BIC) with the SEPA direct-debit mandate, which the applicant confirms via a toggle.

Anträge prüfen: Akzeptieren oder Ablehnen

Reviewing applications: accept or reject

Öffnen Sie einen eingegangenen Antrag aus der Liste, um die vollständige Detailansicht zu sehen. Oben stehen die zwei wichtigsten Aktionen: „Akzeptieren“ übernimmt den Antragsteller als neuen Kontakt in Ihre Mitgliederverwaltung, „Ablehnen“ verwirft den Antrag. „Zurück“ bringt Sie ohne Entscheidung zur Liste zurück.

Open an incoming application from the list to see the full detail view. At the top are the two key actions: “Accept” turns the applicant into a new contact in your member management, “Reject” discards the application. “Back” returns you to the list without a decision.

Darunter können Sie jeden Abschnitt über das Stift-Symbol bearbeiten, bevor Sie sich entscheiden – etwa die Antragsteller(Eltern)-Informationen, die Mitgliedschaft (Eintrittsdatum und Beitragsart), Adresse und Rechnungsadresse, Telefon/Fax, die Weiteren Angaben (z. B. ausgewählte Sportarten) sowie die Zahlungsdaten. Der Bereich „Familienstruktur“ ist besonders bei Familienanträgen wichtig: Über „Familienmitglieder hinzufügen“ ergänzen Sie die mitbeantragten Erwachsenen und Kinder aus dem Formular als eigene Personen, die beim Akzeptieren gemeinsam mit dem Hauptantragsteller in Kontakte umgewandelt werden.

Below, you can edit every section via the pencil icon before deciding – including the applicant (parent) information, the membership details (join date and fee type), address and billing address, phone/fax, the additional information (e.g. selected sports) and the payment details. The “Family structure” section matters especially for family applications: using “Add family members” you add the adults and children included in the form as individual people, who are converted into contacts together with the main applicant once you accept.

Listengenerator

List generator

Der Listengenerator filtert Ihre Kontakte nach beliebigen Kriterien (z. B. Sportart, Ort, Status, Altersgruppe) und exportiert das Ergebnis als Excel-Datei – praktisch für Serienbriefe, Startlisten oder Auswertungen für den Vorstand.

The list generator filters your contacts by any criteria (e.g. sport, city, status, age group) and exports the result as an Excel file – handy for mailings, start lists or reports for the board.

Gruppenverwaltung

Group management

Unter „Gruppenverwaltung → Gruppen“ organisieren Sie Mitglieder in Trainingsgruppen, Mannschaften oder Abteilungen – dieser Testmandant zeigt bereits 35 angelegte Gruppen. Unter „Ansprechpartner“ hinterlegen Sie, wer als Trainer:in oder Kontaktperson für welche Gruppe zuständig ist.

Under “Group management → Groups” you organize members into training groups, teams or departments – this test tenant already shows 35 groups. Under “Contact persons” you record who acts as coach or contact person for which group.

Überblick

Overview

Der Bereich „Faktura“ (in der Seitenleiste) bündelt alle kaufmännischen Vorgänge Ihres Vereins: Dokumente, Rechnungsläufe, Mahnwesen, Buchungen, SEPA-Export, Finanzbericht und Banken. Diese Unterseiten bauen aufeinander auf – ein typischer Monatsablauf ist: Rechnungen/Dokumente erstellen → Rechnungslauf für Beiträge starten → SEPA-Export für die Bank erzeugen → offene Posten im Finanzbericht kontrollieren → bei Bedarf das Mahnwesen anstoßen.

The “Invoicing” area (in the sidebar) brings together all financial processes of your club: documents, invoice runs, dunning, bookings, SEPA export, financial report and banks. These sub-pages build on each other – a typical monthly flow is: create invoices/documents → run the invoice run for membership fees → generate the SEPA export for your bank → check open items in the financial report → trigger dunning if needed.

Dokumente

Documents

Unter „Dokumente“ legen Sie einzelne Rechnungen oder Gutschriften an („Rechnung anlegen“ / „Gutschrift anlegen“, oben rechts). Jede Zeile der Liste zeigt Nummer, Art, Datum, Fälligkeit, Mahnstufe, Betreff, Empfänger, Bruttobetrag, offenen Betrag, Zahlungsart, Versandart und Status. Über die Werkzeugleiste können Sie markierte Dokumente „Verarbeiten“, „Festschreiben“ (unveränderlich machen), „Stornieren“, per „E-Mail senden“ verschicken oder eine „Mahnung ausdrucken“ bzw. „Mahnungsliste ausdrucken“.

Under “Documents” you create individual invoices or credit notes (“Create invoice” / “Create credit note”, top right). Each row in the list shows number, type, date, due date, dunning level, subject, recipient, gross amount, open amount, payment method, delivery method and status. The toolbar lets you “Process”, “Finalize” (lock as immutable), “Cancel”, send selected documents by “Send email”, or “Print reminder” / “Print reminder list”.

Rechnungsläufe

Invoice runs

Rechnungsläufe erzeugen automatisiert die Zahlungsläufe für Mitgliedsbeiträge – statt jede Rechnung einzeln zu erstellen, fasst MEMBA alle fälligen Beiträge eines Zeitraums in einem Lauf zusammen. Der Beispiellauf „Billing Run April 2026“ in diesem Testmandanten umfasst 375 Überweisungen mit einer Summe von 387.792,00 € sowie 3.494 Lastschriften mit einer Summe von 4.241.814,50 € – ein guter Eindruck, wie ein Verein mit mehreren Tausend Mitgliedern seine Beitragseinzüge in einem einzigen automatisierten Lauf abwickelt.

Invoice runs automatically generate payment runs for membership fees – instead of creating each invoice individually, MEMBA bundles all fees due in a period into one run. The sample run “Billing Run April 2026” in this test tenant covers 375 bank transfers totaling €387,792.00 and 3,494 direct debits totaling €4,241,814.50 – a good illustration of how a club with several thousand members processes its fee collection in a single automated run.

Mahnwesen

Dunning

Im Mahnwesen aktivieren Sie über die Schalter „Mahnstufe 1“, „Mahnstufe 2“ und „Mahnstufe 3“ die gewünschten Erinnerungsstufen für überfällige Rechnungen. Im Feld „Gebühren“ legen Sie fest, ob und welches Buchungskonto für Mahngebühren verwendet wird, und im Filter „Nur Rechnungen ab Betrag (€)“ schließen Sie Kleinbeträge aus, damit sich das Mahnwesen nicht mit Cent-Beträgen aufhält. Der Button „Mahnwesen starten“ verarbeitet alle betroffenen offenen Rechnungen auf einmal.

In dunning you activate the desired reminder levels for overdue invoices via the “Dunning level 1”, “Dunning level 2” and “Dunning level 3” toggles. The “Fees” field lets you decide whether and which booking account is used for dunning fees, and the “Only invoices above amount (€)” filter excludes small amounts so dunning doesn't bother with cent-level balances. The “Start dunning” button processes all affected open invoices at once.

Buchungen

Bookings

Unter „Buchungen“ sehen Sie die Historie einzelner Buchungssätze – jede Zahlung, Gutschrift oder Korrektur, die einem Buchungskonto zugeordnet wurde. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn Sie eine bestimmte Zahlung nachvollziehen oder eine Unstimmigkeit in der Buchhaltung prüfen möchten.

Under “Bookings” you see the history of individual booking entries – every payment, credit or correction assigned to a booking account. This view is especially useful when you need to trace a specific payment or investigate a discrepancy in the books.

SEPA-Export

SEPA export

Im „SEPA-Export“ erzeugen Sie über „SEPA-Export starten“ eine Lastschriftdatei im SEPA-Format, die Sie anschließend bei Ihrer Bank hochladen, um die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einzuziehen. Die „SEPA-Historie“ listet alle früheren Exporte mit Einzügen, Erst- und Folgelastschrift, Einzugstermin, Summe, Buchungskonto und – sofern FinAPI angebunden ist – dem Rückmeldestatus der Bank je Export.

In “SEPA export” you use “Start SEPA export” to generate a direct-debit file in SEPA format, which you then upload to your bank to collect membership fees by direct debit. The “SEPA history” lists every past export with collections, first and recurring debits, collection date, sum, booking account and – if FinAPI is connected – the bank's status feedback for each export.

Finanzbericht

Financial report

Der „Finanzbericht“ ist Ihr zentrales Auswertungswerkzeug: Oben wählen Sie einen Zeitraum (Von/Bis) und schalten zwischen „Rechnungen“ und „Fällige Zahlungen“ um. Die Buttons „Exportieren“, „Exportieren-Buchhaltung“ und „Exportieren-Offene-Rechnung“ liefern passende Excel-Exporte für Ihren Steuerberater oder Vorstand. Die Tabelle selbst lässt sich per Drag & Drop nach Jahr, Quartal, Monat und Beitragsart gruppieren – so erhalten Sie z. B. auf einen Blick die Beitragseinnahmen pro Quartal.

The “Financial report” is your central reporting tool: at the top you choose a time period (from/to) and switch between “Invoices” and “Due payments”. The “Export”, “Export accounting” and “Export open invoices” buttons produce matching Excel exports for your accountant or board. The table itself can be grouped by year, quarter, month and fee type via drag & drop – giving you, for example, an at-a-glance view of fee income per quarter.

Banken & FinAPI-Zahlung

Banks & FinAPI payment

Unter „Banken“ richten Sie Bankverbindungen ein (in diesem Testmandanten ist die Seite deaktiviert/ausgegraut, da FinAPI hier nicht aktiviert ist). Die FinAPI-Funktion automatisiert Zahlungsüberweisungen: MEMBA erstellt eine SEPA-Zahlungsdatei (Excel), die Sie bei Ihrer Bank hochladen, um eingezogene Gelder an Ihr Konto weiterzuleiten, und kann zusätzlich den Rückmeldestatus von Lastschriften direkt bei der Bank abrufen.

Under “Banks” you set up bank connections (in this test tenant the page is disabled/greyed out because FinAPI is not enabled here). The FinAPI feature automates payment transfers: MEMBA creates a SEPA payment file (Excel) that you upload to your bank to transfer collected funds to your account, and can additionally retrieve the status feedback of direct debits directly from the bank.

Zugangskontrolle

Access control

Über die Gantner-Integration steuern Sie, wer mit Armband oder Zugangskarte welche Türen Ihrer Einrichtungen öffnen kann. Legen Sie zunächst die physischen Türgeräte an (z. B. „Haupteingang“, „Sporthalle 1“), danach Tür-Gruppen, die festlegen, welche Benutzer Zugriff auf welche Türen erhalten. Einem Kontakt weisen Sie die passende Tür-Gruppe im Reiter „Zugangskontrolle“ seiner Detailseite zu (siehe Kontakte & Mitglieder). In diesem Testmandanten ist die Gantner-Integration deaktiviert, weshalb hier nur die Übersichtsseite zu sehen ist.

Using the Gantner integration you control who can open which doors of your facilities with a wristband or access card. First create the physical door devices (e.g. “Main entrance”, “Sports hall 1”), then door groups, which define which users get access to which doors. You assign the matching door group to a contact in the “Access control” tab of their detail page (see Contacts & members). In this test tenant the Gantner integration is disabled, so only the overview page is shown here.

Lichtsystemverwaltung

Lighting system management

Fügen Sie Beleuchtungsgeräte hinzu und weisen Sie sie einer Sporthalle oder einem Außenplatz zu, um festzulegen, welche Lichter ein- oder ausgeschaltet werden – für eine präzise, ferngesteuerte Beleuchtungssteuerung, z. B. gekoppelt an Buchungszeiten von Sportarten. Auch dieses Modul ist in diesem Testmandanten deaktiviert; die Screenshots zeigen die Übersichts- und Geräteseite.

Add lighting devices and assign them to a sports hall or outdoor court to define which lights turn on or off – for precise, remote-controlled lighting, e.g. coupled to sport booking times. This module is also disabled in this test tenant; the screenshots show the overview and device pages.

E-Mails

Emails

Nach Einrichtung Ihrer E-Mail-Konfiguration (SMTP-Server, Absenderadresse – siehe Verwaltung & Konfiguration) können Sie E-Mails direkt aus MEMBA an Ihre Kontakte senden, etwa aus der Kontaktliste, aus Dokumenten in der Faktura oder aus dem Mahnwesen heraus. Unter „E-Mails“ sehen Sie den vollständigen Versandverlauf mit Empfänger, Art der Nachricht, Versanddatum und ob die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde. Über die Suche oben rechts finden Sie gezielt einzelne Nachrichten wieder.

Once you've set up your email configuration (SMTP server, sender address – see Administration & configuration) you can send emails to your contacts directly from MEMBA, for example from the contact list, from documents in invoicing, or from dunning. Under “Emails” you see the complete sending history with recipient, message type, send date and whether the email was delivered successfully. Use the search box at the top right to find individual messages again.

Aufgaben Manager

Task manager

Der Aufgaben Manager funktioniert wie eine gemeinsame To-do-Liste für Ihr Team: Über „Hinzufügen“ erstellen Sie eine Aufgabe mit einer Notiz, legen fest, wann Sie erinnert werden möchten, und setzen ein Datum. Jede Aufgabe erscheint als Zeile mit den Spalten Notiz, Erinnerung, Datum und einer Aktion zum Erledigen oder Löschen. So behalten Sie den Überblick über offene To-dos im Verein, ohne auf externe Tools ausweichen zu müssen.

The task manager works like a shared to-do list for your team: use “Add” to create a task with a note, decide when you want to be reminded, and set a date. Each task appears as a row with the columns note, reminder, date and an action to complete or delete it. This way you stay on top of open to-dos in your club without needing a separate external tool.

Club- & E-Mail-Konfiguration

Club & email configuration

Unter „Konfiguration → Club Konfiguration“ hinterlegen Sie grundlegende Vereinsdaten: Vereinsname, Gläubigerkennung (für SEPA-Lastschriften) und Bundesland. Unter „E-Mail Konfiguration“ richten Sie SMTP-Server, Port, Absenderadresse, Passwort und eine E-Mail-Vorlage ein, die MEMBA für alle automatisch versendeten Nachrichten (Rechnungen, Mahnungen, Bestätigungen) verwendet.

Under “Configuration → Club configuration” you record basic club data: club name, creditor identifier (for SEPA direct debits) and federal state. Under “Email configuration” you set up the SMTP server, port, sender address, password and an email template that MEMBA uses for all automatically sent messages (invoices, reminders, confirmations).

Berichts- & Mitgliedsantrags-Konfiguration

Report & membership-application configuration

Die Berichtskonfiguration steuert Fußzeile, Währung, Primärfarben und Logo Ihrer generierten Berichte (Rechnungen, Finanzberichte) – diese Einstellung ist optional, viele Vereine übernehmen hierfür bereits vorhandene Layouts. Die Mitgliedsantrags-Konfiguration bestimmt dagegen verbindlich, wie das öffentliche Online-Antragsformular für neue Mitglieder aussieht: welche Felder abgefragt werden, welche Beitragsarten wählbar sind und welcher Text angezeigt wird.

Report configuration controls the footer, currency, primary colors and logo of your generated reports (invoices, financial reports) – this setting is optional, and many clubs reuse layouts they already have. Membership-application configuration, on the other hand, determines how the public online application form for new members looks: which fields are asked for, which fee types are selectable and which text is shown.

Benutzer-, Rollen- & Rechteverwaltung

User, role & permission management

In der Benutzerverwaltung legen Sie Admin-Konten für Ihre Mitarbeiter:innen an, hinterlegen E-Mail-Adressen und verwalten Passwörter bzw. setzen sie zurück. Die Rollenverwaltung definiert Rollen (z. B. „Buchhaltung“, „Trainer-Admin“, „Vorstand“) und weist ihnen genau die Berechtigungen zu, die ein Team wirklich braucht – so kann z. B. die Buchhaltung Rechnungen sehen, aber keine Zugangskontrolle ändern. Zum Schluss weisen Sie jedem Benutzerkonto eine oder mehrere Rollen zu.

User management lets you create admin accounts for your staff, store their email addresses and manage or reset passwords. Role management defines roles (e.g. “Accounting”, “Coach admin”, “Board”) and assigns them exactly the permissions a team actually needs – so, for example, accounting can view invoices but not change access control. Finally, you assign one or more roles to each user account.

Rechtliche Seiten

Legal pages

Unter „Rechtliche Seiten“ pflegen Sie Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und Impressum, die im Mitgliederportal und im Online-Antragsformular verlinkt werden. Diese Einstellung erledigen Sie am besten ganz am Ende Ihrer Einrichtung, wenn alle anderen Konfigurationen stehen.

Under “Legal pages” you maintain terms of use, privacy policy and legal notice, which are linked from the member portal and the online application form. It's best to complete this setting last, once all your other configuration is in place.

Institutionen

Institutions

Unter „Institutionen“ verwalten Sie Organisationen, die mit Ihrem Verein verbunden sind – z. B. Partnervereine, Behörden, Sponsoren oder Dienstleister – mit Name, Branche, Telefonnummern, E-Mail und Adresse. So halten Sie diese Kontakte getrennt von Ihren Mitgliedern, aber genauso griffbereit.

Under “Institutions” you manage organizations linked to your club – e.g. partner clubs, authorities, sponsors or service providers – with name, industry, phone numbers, email and address. This keeps these contacts separate from your members while remaining just as easy to access.

KBS: Mitgliederportal & Änderungsanträge

KBS: member portal & change requests

„KBS“ steht für den Mitgliederbereich, über den sich Ihre Mitglieder mit E-Mail-Adresse oder Mitgliedsnummer selbst einloggen können (getrennt vom Admin-Backend, das Sie gerade nutzen). Unter „KBS → Änderungsantrag“ sehen Sie Anfragen, die Mitglieder über dieses Portal zu ihren eigenen Kontaktdaten eingereicht haben – Sie prüfen und übernehmen die Änderung in den Kontakt. „KBS → Verwaltung“ und „Benutzer“ steuern die Einstellungen dieses Mitgliederportals.

“KBS” refers to the member area where your members can log in themselves using their email address or membership number (separate from the admin backend you're using here). Under “KBS → Change request” you see requests members have submitted through this portal about their own contact data – you review and apply the change to the contact. “KBS → Administration” and “Users” control the settings of this member portal.

Profil & Passwort

Profile & password

Über das Personen-Symbol unten links öffnen Sie „Mein Profil“. Dort sehen Sie Benutzername und E-Mail-Adresse und können Ihr Passwort ändern.

Use the person icon at the bottom left to open “My profile”. There you can see your username and email address and change your password.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Two-factor authentication (2FA)

Aktivieren Sie in „Mein Profil“ die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihr Konto zusätzlich mit einem Bestätigungscode zu schützen – besonders empfehlenswert für Admin-Konten mit Zugriff auf Finanz- und Mitgliederdaten.

In “My profile”, enable two-factor authentication to protect your account with an extra confirmation code – especially recommended for admin accounts with access to financial and member data.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was tue ich?

I forgot my password. What do I do?

Nutzen Sie auf der Login-Seite die Funktion „Passwort vergessen“, oder wenden Sie sich an Ihren MEMBA-Administrator, der Ihnen unter Benutzerverwaltung ein neues Passwort vergeben kann.

Use the “Forgot password” option on the login page, or contact your MEMBA administrator, who can assign you a new password under user management.

Warum sieht ein Kollege andere Menüpunkte als ich?

Why does a colleague see different menu items than I do?

Die sichtbaren Menüpunkte richten sich nach der zugewiesenen Rolle. Prüfen Sie unter Konfiguration → Rollenverwaltung, welche Berechtigungen diese Rolle hat.

Visible menu items depend on the assigned role. Check under Configuration → Role management which permissions that role has.

Wie ändere ich die Sprache der Oberfläche?

How do I change the interface language?

Klicken Sie oben links in der Seitenleiste bzw. Kopfzeile auf „DE“ oder „EN“.

Click “DE” or “EN” at the top left of the sidebar and choose “DE” or “EN”.

Kann ich den Einführungs-Rundgang erneut starten?

Can I restart the guided tour?

Ja, klicken Sie jederzeit auf das „?“-Symbol unten links, um den Rundgang neu zu starten (siehe Erste Schritte).

Yes, click the “?” icon at the bottom left at any time to restart the tour (see Getting started).

Kommen Sie mit einem Thema nicht weiter, wenden Sie sich an Ihren MEMBA-Support-Ansprechpartner oder an das Admin-Team Ihres Vereins. Dieses Help Center wird laufend um weitere Artikel ergänzt.

If you get stuck on a topic, contact your MEMBA support contact or your club's admin team. This Help Center will continue to grow with more articles.

Was ist das KBS-Backend?

What is the KBS backend?

KBS ist das separate Verwaltungs-Backend Ihres Vereins. Hier legen Sie alle Inhalte an und konfigurieren alle Regeln, die Ihre Mitglieder anschließend sehen und buchen können: Veranstaltungen, Kurse/Camps, buchbare Plätze, Benutzer, Gutscheine, Mitgliedervorteile, Vereinsnachrichten, Push-Benachrichtigungen sowie Finanzen/SEPA. Sie erreichen KBS über eine eigene Login-Adresse (getrennt vom MEMBA Help Center) und melden sich dort mit Ihren Administrator-Zugangsdaten an.

KBS is your club's separate administration backend. This is where you create all content and configure all the rules your members subsequently see and can book: events, courses/camps, bookable facilities, users, gift cards, member benefits, club news, push notifications, and finance/SEPA. You reach KBS via its own login address (separate from the MEMBA Help Center) and sign in there with your administrator credentials.

Das Admin-Dashboard im Überblick

The admin dashboard at a glance

Nach dem Login landen Sie auf dem Admin-Dashboard. Es ist Ihre Kommandozentrale und in vier Bereiche gegliedert:

1

Kennzahlen-Karten

Oben zeigen drei Karten auf einen Blick: Aktive Buchungen (heute geplante Platzbuchungen), Gesamtbenutzer (aufgeteilt in Mitglieder und Nicht-Mitglieder) und Gesendete Push-Nachrichten. Jede Karte hat einen Direktlink (z. B. „Benutzer verwalten →“) in den passenden Verwaltungsbereich.

2

Schnellaktionen

Fünf große Buttons für die häufigsten Aufgaben: Neues Event, Neuer Kurs, Push senden, Vereinsnews und Neuer Benutzer. Damit müssen Sie für die Alltagsarbeit nicht erst durch Menüs klicken.

3

Heute im Überblick & Platzbelegung heute

Links sehen Sie die heutigen Buchungen als Liste, in der Mitte die Platzbelegung als Stundenraster je Platz (Farbe zeigt „Vergangen“ oder „Verfügbar“). So erkennen Sie auf einen Blick, was heute im Verein los ist.

4

Systemmeldungen & Admin-Module

Rechts warnt Sie KBS, falls die Club-Konfiguration noch nicht abgeschlossen ist (mit Fortschritts-Prozent und „Fortsetzen“-Link). Ganz unten auf der Seite finden Sie das Raster ADMIN-MODULE: Direktlinks zu allen Verwaltungsbereichen, gruppiert nach Events, Kurse & Camps, Plätze & Anlagen, Benutzerverwaltung, Push-Benachrichtigungen, Finanzen & SEPA, Gutscheine & Vorteile, Personal Training, Vereinsnews und Stammdaten.

Club-Konfiguration – Schritt für Schritt

Club configuration – step by step

Die Club-Konfiguration ist die wichtigste Ersteinrichtung: Hier hinterlegen Sie alle Grundangaben Ihres Vereins. KBS zeigt links eine Liste mit 13 Unterseiten („Tabs“) – klicken Sie einen Tab an, um dessen Felder auszufüllen. Änderungen speichern Sie jeweils über den Speichern-Button am Ende der Seite.

The club configuration is the most important initial setup: this is where you enter all of your club's basic information. On the left, KBS shows a list of 13 sub-pages (“tabs”) – click a tab to fill in its fields. Save each tab using the Save button at the bottom of the page.

1

Generelle Einstellungen

Die Basis Ihres Vereinsauftritts. Unter Club Informationen: Name, Club Website, ein Schalter „Ticketing Enabled“, Land, Stadt, Straße und Hausnummer, PLZ, Telefonnummer. Unter Feiertage-Konfiguration wählen Sie Ihr Bundesland, damit KBS die gesetzlichen Feiertage automatisch kennt. Unter Warteliste stellen Sie per Schalter ein, ob die Warteliste bei einer Admin- bzw. Nutzer-Stornierung automatisch nachrückt. Unter Thema pflegen Sie Karussell-Titel, zwei Fußzeilentexte, Logo, Homepage-Hintergrund und den Mobile-QR-Code.

2

Datenschutz-, Impressum- & Nutzungsbedingungen-Einstellungen

Drei praktisch identisch aufgebaute Tabs, je mit: Titel/Text (z. B. „Datenschutz Text“), einem Link zur jeweiligen Seite (z. B. Ihrer externen Datenschutzerklärung) und einem freien Beschreibungsfeld. Tragen Sie hier die rechtlich verbindlichen Texte bzw. Links für Datenschutz, Impressum und Nutzungsbedingungen ein – diese erscheinen später in der Fußzeile aller Seiten.

3

SMTP-Einstellungen

Der technische Versandweg für automatische E-Mails: Host, Port, ein SSL-Schalter und die Absender-E-Mail-Adresse. Mit „Test E-Mail senden“ prüfen Sie direkt, ob der Versand funktioniert – sinnvoll bevor Sie sich auf automatische Bestellbestätigungen etc. verlassen.

4

E-Mail-Vorlageneinstellungen

Der Rahmen für automatisch versendete E-Mails (z. B. Buchungsbestätigungen): Header-Titel, Anrede, Bestellungsbestätigungstext, eine Service-E-Mail-Adresse für Rückfragen, ein Grußtext am Ende sowie die Template-Farbe.

5

Seiten-Einstellungen

Ein einzelnes großes Textfeld für Ihre FAQ. Alles, was Sie hier eintragen, erscheint später auf der öffentlichen FAQ-Seite Ihres Vereins.

6

TopNav-Banner-Einstellungen

Ein Schalter „TopNav Banner anzeigen“ plus ein Textfeld. Damit blenden Sie z. B. einen Hinweis-Banner ganz oben auf jeder Seite ein (etwa für Wartungsarbeiten oder eine wichtige Ankündigung).

7

Berichtseinstellungen

Dieser Tab ist im Auslieferungszustand leer und dient als Platzhalter für zukünftige Berichts-/Reporting-Funktionen.

8

Über uns

Ein Freitextfeld für Ihren Vereinssteckbrief – erscheint auf der öffentlichen „Über uns“-Seite.

9

Tab-Konfiguration

Hier schalten Sie per Liste ein, welche Hauptmenüpunkte Mitglieder in der App überhaupt sehen: Veranstaltungen, Kurse/Camps, Geschenkkarte, Platz buchen, Mitgliedervorteile, Teams, Persönliche Trainings. Brauchen Sie z. B. keine Platzbuchung, blenden Sie den Punkt hier aus.

10

ZahlungseinstellungenWichtig

Hauptfarbe und Nebenfarbe für Rechnungen, Ihre Währung (z. B. EUR) und die Zahlungsbedingung (z. B. „Sepa-Einzug“) mit einem eigenen Fußzeilentext für Rechnungen. Separat dazu die Gutschrift-Zahlungsbedingung mit eigenem Fußzeilentext für Gutschriften.

11

StripeOptional

Zwei Tabs für den Zahlungsverkehr: „Manuelle SEPA-Zahlungen“ mit Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer, IBAN und BIC für den SEPA-Lastschrifteinzug, sowie „FinAPI-Integration“ für eine angebundene Bank-Schnittstelle. Füllen Sie diese nur aus, wenn Ihr Verein online Zahlungen über Stripe bzw. per SEPA-Lastschrift einzieht.

Veranstaltungen anlegen

Creating events

Klicken Sie im Dashboard auf „Neues Event“ oder navigieren Sie zu Veranstaltungen → hinzufügen. Pflichtfelder sind mit * markiert; ohne Name ist nicht einmal eine Vorschau möglich.

1

Veranstaltungsinformationen

Name* der Veranstaltung, Ort* (aus Ihren Stammdaten wählen), ein Schalter für „Push-Benachrichtigungen senden“, ein Schalter „Hervorheben“ (für besondere Sichtbarkeit), Kategorie/Sportart* und Mannschaft/Kategorie2 (beide aus den Stammdaten), ein Schalter „Freigeben“ mit Freigabezeitraum (ab/bis) sowie ein Beschreibungstext.

2

Veranstaltungsmodus: Anmeldung

Aktivieren Sie „Anmeldung“, damit sich Mitglieder mit Platzbegrenzung, Stornierungsregeln und Kaufabfragen anmelden können. Konfigurieren Sie dann die Möglichkeit zur Anmeldung, optionale Teilnahme-Fragen (über „Hinzufügen“), die Plätze (unbegrenzt oder eine feste Anzahl), Termine (Start-/Enddatum, Start-/Endzeit, Schalter „Ganztägig“), interne Kommentare, den Verantwortungsbenutzer sowie die Stornierungsbedingungen.

3

Bilder, Links & Sponsoren

Laden Sie ein Hauptbild sowie zusätzliche Bilder hoch, fügen Sie über „Neuen Link hinzufügen“ externe Links an und wählen Sie optional Sponsoren aus Ihren Stammdaten aus.

4

Vorschau & Speichern

Mit „Vorschau“ sehen Sie, wie die Veranstaltung für Mitglieder aussieht, bevor Sie mit „Speichern“ final veröffentlichen. „Abbrechen“ verwirft alle Eingaben.

Kurse & Camps anlegen

Creating courses & camps

Ähnlich wie Veranstaltungen, aber mit zusätzlichen Feldern für Trainer, Preise und wiederkehrende Termine. Über „Neuer Kurs“ im Dashboard oder Kurse/Camps → hinzufügen.

1

Kurseinformationen

Name*, Trainer* (aus den Stammdaten), Schalter „Hervorheben“ und „Push-Benachrichtigungen senden“, Kategorie/Sportart* und Ort*, Schalter „Freigeben“ mit Zeitraum, sowie eine Beschreibung.

2

Anmeldung & Fristen

Schalter „Nur für Mitglieder?“, „Anmeldung deaktivieren?“ und „Warteliste deaktivieren?“, die passenden Altersklassen, sowie drei Fristen in Tagen: Anmeldeschluss (Ende der Anmeldung vor Kursstart), Anmeldefrist (frühester Anmeldezeitpunkt vor Kursstart) und Abmeldung möglich bis (letzter Storno-Zeitpunkt vor Kursstart).

3

Steuern & Preise

Getrennte Steuersätze für Mitglieder und Nichtmitglieder. Unter „Preise“ legen Sie einen normalen Preis für Mitglieder und optional einen anderen Preis fest, ordnen den Kurs einer Kursgruppe zu und können Teilnahme-Fragen ergänzen. Unter „E-Mail Trainer“ hinterlegen Sie die Trainer-E-Mail für automatische Benachrichtigungen.

4

Plätze & Termine

Unbegrenzte Plätze oder eine feste Anzahl mit Mindestanzahl und begrenzter Warteliste; über „Platzkategorie hinzufügen“ können Sie mehrere Preis-/Platzkategorien anlegen (z. B. Frühbucher). Bei den Terminen geben Sie Start-/Enddatum sowie Start-/Endzeit an, entscheiden ob eine Anmeldung noch während des laufenden Camps/der Session möglich ist, und können den Kurs per „In Serie umwandeln“ zu einem wiederkehrenden Kurs machen.

5

Sonstiges & Speichern

Interne Kommentare, Verantwortungsbenutzer, Stornierungsbedingungen, Hauptbild und weitere Bilder, externe Links sowie Sponsoren – wie bei Veranstaltungen. Mit „Vorschau“ prüfen, dann „Speichern“.

Plätze & Anlagen

Courts & facilities

Bevor Sie einen buchbaren Platz anlegen, brauchen Sie zwei Stammdaten: eine Saison und einen Platztyp (in KBS als „Anlage“ bezeichnet). Danach legen Sie den eigentlichen Platz an.

1

Saison anlegen

Unter „Saison“ definieren Sie Zeiträume wie „Sommer/Feld 2026“ oder „Winter 2026“ mit Name, Beschreibung, Start- und Enddatum sowie einem Schalter „Ist aktiv“. Jeder Platz wird später einer Saison zugeordnet.

2

Platztyp („Anlage“) anlegen

Unter „Anlage“ legen Sie Platztypen wie „Tennis“ oder „Padel“ an, mit Name, maximalen Buchungen pro Woche und pro Tag, separaten Grenzwerten für Leistungsspieler sowie einer Beschreibung. Diese Buchungslimits schützen davor, dass einzelne Mitglieder alle Plätze eines Typs blockieren.

3

Neuen Platz hinzufügen: GrundinformationenPflicht

Name*, Saison* und Kategorie/Sportart* sowie die Anlage* (der Platztyp aus Schritt 2) wählen Sie per Dropdown, dazu interne Kommentare.

4

PreisgestaltungDer wichtigste Teil

Der komplexeste Bereich des ganzen KBS-Systems – hier legen Sie fest, wer was zahlt: der Buchungspreis für Mitglieder (Preis für registrierte Mitglieder), ein Spezialpreis für Leistungsspieler, ein Preis pro Gast (zusätzliche Kosten pro mitgebrachter Person), der Steuersatz für Mitgliederbuchungen sowie ein Schalter, ob Buchungen von Nicht-Mitgliedern überhaupt erlaubt sind. Zusätzlich können Sie über „Zusatzkosten auswählen → Kosten hinzufügen“ weitere kostenpflichtige Extras definieren (z. B. Flutlicht) und deren Preise je Benutzergruppe festlegen.

5

Anmeldung & Regeln

Anmeldefrist in Tagen* (wie weit im Voraus buchbar), Anmeldefrist für Trainer in Tagen*, Stornierungsfrist in Stunden*, Mindest- und zulässiges Alter, maximale sowie minimale Anzahl an Spielern*, maximale Anzahl an Gästen* und über „Regeln hinzufügen“ weitere Platzkategorie-Regeln.

6

Buchungszeiten (Zeitslots)Wichtig

Ein Schalter „Feiertage ausschließen“, Start- und Enddatum* für den Gültigkeitszeitraum, eine Pausendauer in Minuten zwischen Buchungen – und darunter beliebig viele Zeitslots: jeweils mit Startzeit*, Endzeit*, Termindauer in Minuten* und einer Auswahl der Wochentage, an denen der Slot gilt. So bilden Sie z. B. unterschiedliche Buchungszeiten für Wochentage und Wochenenden ab. Über „Buchungszeitslot hinzufügen“ ergänzen Sie weitere, über „Löschen“ entfernen Sie einen Slot.

7

Aktivieren, Beschreibung & Bilder

Den Verantwortungsbenutzer festlegen, den Schalter „Platz aktivieren“ einschalten (sonst ist der Platz für Mitglieder unsichtbar!), eine Platzbeschreibung schreiben und Bilder hochladen. Erst „Speichern“ schließt die Anlage ab.

Benutzerverwaltung

User management

Unter „Benutzerverwaltung“ sehen Sie alle Benutzer aufgeteilt in Mitglieder und Nicht-Mitglieder (inkl. Kinderkonten). Über „Benutzer hinzufügen“ oder per Klick auf einen bestehenden Benutzer öffnen Sie die Detailansicht.

1

Basis- & Kontaktinformationen

Vorname, Nachname, Geburtstag und Status (z. B. Mitglied/Nicht-Mitglied), außerdem E-Mail und Telefonnummer.

2

Adresse & Bankdaten

Straße und Hausnummer, Stadt, Land, PLZ sowie unter Bank-Informationen der Kontoinhaber und die IBAN (für SEPA-Lastschrifteinzüge).

3

Status & RolleWichtig

Mit den Schaltern „Als Mitglied markieren“ und „Leistungsspieler“ steuern Sie Rechte und Preise (siehe Platz-Preisgestaltung). Bei der Rolle wählen Sie zwischen Benutzer, Moderator, Administrator und Trainer – das bestimmt, was die Person in KBS sehen und tun darf.

Gutscheine, Mitgliedervorteile & Vereinsnachrichten

Gift cards, member benefits & club news

1

Gutschein erstellen

Unter Geschenkkarte → Gutschein erstellen geben Sie einen Titel* und eine Beschreibung ein. Unter Betragseinstellungen können Sie per Schalter einen benutzerdefinierten Wert erlauben (Mitglieder geben den Betrag dann selbst ein) und den Steuersatz festlegen. Unter Verfügbarkeit steuern Sie Freigeben/Hervorheben sowie den Freigabezeitraum, unter Farben der Karte wählen Sie einen Farbverlauf für das Kartendesign. Eine Live-Vorschau der Gutscheinkarte (inkl. Beispiel-Code wie „XXXX-XXXX-XXXX“) zeigt sofort, wie der Gutschein aussehen wird.

2

Mitgliedervorteile

Unter Mitgliedervorteile pflegen Sie Partner-Angebote und Rabatte für Ihre Mitglieder (z. B. bei lokalen Geschäften oder Ausrüstern). Die Liste lässt sich per Zeitraum filtern; über das Plus-Symbol legen Sie einen neuen Vorteil mit Titel, Beschreibung, Bild und Gültigkeitszeitraum an.

3

Vereinsnachrichten

Unter Vereinsnews veröffentlichen Sie Neuigkeiten für alle Mitglieder – strukturell ähnlich wie Mitgliedervorteile, mit Titel, Text, Bild und Freigabezeitraum. Praktisch für Ankündigungen, die nicht in eine einzelne Veranstaltung oder einen Kurs passen.

Finanzen & SEPA

Finance & SEPA

1

Rechnungen & Gutschriften

Eine filterbare Liste (nach Zeitraum) mit allen automatisch erzeugten Rechnungen und Gutschriften – z. B. aus Platzbuchungen, Kurs- oder Eventanmeldungen. Sie können mehrere Einträge auswählen, z. B. um sie gesammelt zu exportieren.

2

SEPA-Export

Über „Neue SEPA“ erzeugen Sie eine SEPA-Lastschriftdatei für den Bankeinzug offener Beträge Ihrer Mitglieder. Bereits erzeugte Dateien werden hier mit Historie aufgelistet, damit Sie nachvollziehen können, was wann eingezogen wurde. Die dafür nötigen Bankdaten (Gläubiger-ID, IBAN, BIC) stellen Sie einmalig unter Club-Konfiguration → Stripe → Manuelle SEPA-Zahlungen ein.

Push-Benachrichtigungen

Push notifications

Über „Push senden“ im Dashboard oder Push-Benachrichtigungen → hinzufügen erreichen Sie gezielt Mitgliedergruppen direkt auf deren Handy.

Via “Send push” on the dashboard, or Push notifications → add, you reach specific groups of members directly on their phone.

1

Notifikationsinfo

Typ* wählen (z. B. „Werbung“), Titel und Beschreibung jeweils auf Englisch* und Deutsch* eingeben, optional eine URL zum Weiterleiten sowie ein Logo und ein Foto hochladen.

2

Empfängerdetails

Entweder „Alle“ Nutzer auswählen, oder gezielt Kurs-Teilnehmer*, Event-Teilnehmer*, Gutschein-Teilnehmer* oder einzelne Teilnehmer* aus einer Liste wählen – so erreichen Sie z. B. nur die Teilnehmer eines bestimmten Kurses.

3

Planungsoptionen

„Jetzt senden“ verschickt die Nachricht sofort nach dem Speichern, „Später senden“ lässt Sie Datum und Uhrzeit für den Versand festlegen.

Persönliche Trainings

Personal training

Unter Persönliche Trainings → Alle Buchungen sehen Sie alle gebuchten Einzeltrainings zwischen Mitgliedern und Ihren Trainern. Die Trainer selbst legen Sie als Benutzer mit der Rolle „Trainer“ in der Benutzerverwaltung an (siehe oben); ihre Verfügbarkeiten pflegen die Trainer in der Regel selbst.

Under Personal training → All bookings you see every booked one-on-one training session between members and your coaches. You create the coaches themselves as users with the “Coach” role in user management (see above); coaches typically manage their own availability.

Stammdaten

Master data

Die Stammdaten sind die Bausteine, aus denen Sie Events, Kurse und Plätze zusammensetzen. Es lohnt sich, diese vor der eigentlichen Inhaltspflege einmal grundlegend einzurichten:

Master data are the building blocks you use to assemble events, courses and courts. It's worth setting these up once, before entering actual content:

Orte

Physische Standorte Ihres Vereins, wählbar bei Events, Kursen und Plätzen.

Sportart (Kategorie 1)

Ihre Sportarten, z. B. Hockey, Tennis, Padel.

Mannschaft (Kategorie 2)

Mannschaften oder Abteilungen innerhalb einer Sportart.

Altersklassen

Altersgruppen für Kurse und Events, z. B. „U12“ oder „Erwachsene“.

Feiertage

Wird meist automatisch über Ihr Bundesland (Club-Konfiguration) befüllt.

Kursgruppen

Gruppierung verwandter Kurse, wählbar beim Anlegen eines Kurses.

Teilnahme-Fragen

Wiederverwendbare Zusatzfragen bei der Anmeldung zu Events/Kursen.

Stornierungsbedingungen

Textbausteine für Stornoregeln, wählbar bei Events, Kursen und Plätzen.

Sponsoren

Ihre Vereinssponsoren mit Logo, wählbar bei Events und Kursen.

Erste Anmeldung in der App

First login to the app

So meldet sich ein Mitglied zum ersten Mal in der MEMBA-App an. Diese Schritte können Sie 1:1 an neue Mitglieder weitergeben.

This is how a member logs in to the MEMBA app for the first time. You can pass these steps on to new members exactly as they are.

Der Startbildschirm

The home screen

Nach dem Login landet das Mitglied auf dem Startbildschirm: Begrüßung mit Namen, darunter eine Reihe Schnellzugriffe (Kurse, Events, Teams, 1:1 Training, Plätze – je nachdem, was der Verein aktiviert hat), dann die Widgets „Verknüpfte Konten“ und „Abonnieren“ mit Ankündigungskategorien. Ganz unten die Navigationsleiste mit Home, Buchungen, Nachrichten und Mehr.

After login the member lands on the home screen: a greeting with their name, then a row of quick-access icons (courses, events, teams, 1:1 training, courts – depending on what the club has enabled), followed by the “Linked accounts” and “Subscribe” widgets with announcement categories. At the bottom, the navigation bar with Home, Bookings, Messages and More.

Die vier Symbole unten (Home, Buchungen, Nachrichten, Mehr) begleiten das Mitglied durch die ganze App. Über das Menu-Symbol oben links (drei Striche) erreicht man das Haupt-Menü mit Profil und Kontoeinstellungen.

Weiter scrollen: Neuigkeiten, Termine & Angebote

Scrolling further: news, upcoming events & offers

Scrollt man auf dem Startbildschirm weiter nach unten, folgen: die Liste der verknüpften Konten (z. B. Familienmitglieder), Newsletter-Listen zum Abonnieren, der Bereich „Anstehend“ mit den nächsten gebuchten Terminen und „Top Events“ als Karussell für Veranstaltungen des Vereins. Ganz unten folgen Gutscheine und Zahlungsmittel.

Scrolling further down the home screen shows: the list of linked accounts (e.g. family members), newsletter lists to subscribe to, the “Upcoming” section with the next booked appointments, and “Top events” as a carousel of club events. Right at the bottom follow vouchers and payment methods.

Das Hauptmenü

The main menu

Das Menü-Symbol oben links öffnet eine Seitenleiste mit den wichtigsten persönlichen Bereichen: Profildaten, Kontoeinstellungen, verknüpfte Konten, Rechnungen, Anfragen der eigenen Kinder und Support & Feedback. Von hier aus verzweigen die nächsten Seiten dieses Bereichs.

The menu icon top left opens a sidebar with the key personal areas: profile data, account settings, linked accounts, invoices, requests for the member’s own children, and support & feedback. This is where the following pages in this section branch off from.

Die Einträge im Detail: Meine Daten (Profil), Kontoeinstellungen (Sicherheit, Sprache), Verknüpfte Konten (Familie), Rechnungen, Anfragen meiner Kinder und Support & Feedback.

Persönliche Daten

Personal information

Unter „Meine Daten“ sieht und ändert das Mitglied sein Profilbild, Mitgliedsnummer, Vor- und Nachname, Geburtstag, Geschlecht sowie E-Mail und Telefon. Weiter unten folgt die Adresse mit einem Hinweis, wie MEMBA diese Daten schützt.

Under “My data” the member sees and edits their profile picture, member number, first and last name, birthday, gender, plus email and phone. Further down follows the address, with a note on how MEMBA protects this data.

Kontoeinstellungen

Account settings

Hier verwaltet das Mitglied die Sicherheit des eigenen Kontos: „Sicherer Login“ aktiviert Biometrie (Face ID/Fingerabdruck) beim App-Start, dazu E-Mail ändern und Passwort ändern. Unter „Einstellungen“ folgen App-Sprache, Benachrichtigungen und Textgröße. Ganz unten, deutlich abgesetzt, liegt die „Gefahrenzone“ mit „Konto löschen“.

Here the member manages their own account security: “Secure login” enables biometrics (Face ID/fingerprint) when opening the app, plus change email and change password. Under “Preferences” follow app language, notifications and text size. Right at the bottom, clearly set apart, is the “Danger zone” with “Delete account”.

Mitgliedsausweis & QR-Code

Membership card & QR code

Über „Mitgliedsausweis“ auf dem Startbildschirm öffnet sich die digitale Mitgliedskarte mit Foto, Name, Mitgliedsnummer und einem persönlichen QR-Code – praktisch zum Vorzeigen am Empfang oder Einscannen an der Zugangskontrolle. Über „Add ID to Wallet“ legt das Mitglied die Karte zusätzlich in Apple Wallet bzw. Google Wallet ab.

Tapping “Membership card” on the home screen opens the digital membership card with photo, name, member number and a personal QR code – handy to show at reception or scan at access control. “Add ID to Wallet” also saves the card to Apple Wallet or Google Wallet.

Der QR-Code ist persönlich und eindeutig diesem Mitglied zugeordnet – er ändert sich nicht und kann beliebig oft gescannt werden.

Meine Familie

My family

Unter „Verknüpfte Konten“ im Hauptmenü sieht das Mitglied alle mit ihm verknüpften Personen – typischerweise Ehepartner und Kinder – inklusive Beziehungsbezeichnung (z. B. „Vater“). Von hier aus lassen sich weitere Familienmitglieder hinzufügen.

Under “Linked accounts” in the main menu the member sees everyone linked to them – typically a spouse and children – including the relationship label (e.g. “Father”). From here further family members can be added.

Verknüpfte Konten sind besonders praktisch für Eltern: Sie sehen so z. B. auf einen Blick die Buchungen und Rechnungen ihrer Kinder mit, ohne sich separat einloggen zu müssen.

Verknüpfte Konten auf dem Startbildschirm

Linked accounts on the home screen

Dasselbe Widget erscheint auch direkt auf dem Startbildschirm (etwas weiter unten), mit einem Umschalter je Person – so wechselt das Mitglied schnell die Perspektive, etwa um die Buchungen eines Kindes einzusehen.

The same widget also appears directly on the home screen (a bit further down), with a toggle per person – letting the member quickly switch perspective, for example to view a child’s bookings.

Jetzt buchen

Book now

Der rote Rundbutton unten in der Navigationsleiste öffnet das Buchungsmenü „Was möchten Sie buchen?“ mit vier Optionen: Kurse/Camps, Events, Personal Trainer und Platzbuchung. Welche Optionen sichtbar sind, hängt davon ab, was der Verein im Backend aktiviert hat.

The round red button at the bottom of the navigation bar opens the booking menu “What would you like to book?” with four options: Courses/camps, Events, Personal trainer and Place booking. Which options are visible depends on what the club has enabled in the backend.

Dieses Menü ist von überall in der App über den roten Button erreichbar – das Mitglied muss dazu nicht erst zu einer bestimmten Seite navigieren.

Die Team-Ansicht

The team view

Über das Symbol „Teams“ auf dem Startbildschirm erreicht das Mitglied seine Mannschaften. Jedes Team hat eine eigene Seite mit Titelbild und fünf Unterreitern: Alle (Übersicht), Umfragen, Events, Abwesenheiten und News. So laufen Terminfindung, Anwesenheit und Team-Kommunikation an einer Stelle zusammen.

Via the “Teams” icon on the home screen the member reaches their teams. Each team has its own page with a cover image and five sub-tabs: All (overview), Polls, Events, Absences and News. This brings scheduling, attendance and team communication together in one place.

Ist ein Mitglied in mehreren Mannschaften, kann es oben zwischen den Teams wechseln (im Beispiel „Fahed Team“ und „Test Team“).

Team-Einladung annehmen

Accepting a team invitation

Lädt ein Trainer oder Admin ein Mitglied zu einem Team ein, erhält es eine Benachrichtigung (siehe „Benachrichtigungen & Support“). Öffnet das Mitglied die Einladung erneut, nachdem es bereits zugesagt hat, zeigt die App eine kurze Bestätigung „Sie haben diese Einladung bereits angenommen“ mit einem Link zum Team.

When a coach or admin invites a member to a team, they receive a notification (see “Notifications & support”). If the member opens the invitation again after already accepting, the app shows a short confirmation “You have already accepted this invitation” with a link to the team.

So sehen Mitglieder sofort, dass ihre Zusage angekommen ist, auch wenn sie versehentlich zweimal auf den Einladungslink tippen.

Rechnungen

Invoices

Unter „Rechnungen“ im Hauptmenü sieht das Mitglied oben den aktuellen Saldo („Balance“) und darunter jede einzelne Position mit Betrag, Bezeichnung (z. B. „Heim Spiel“), Zahlungsstatus („Bezahlt“/„Nicht bezahlt“) und Datum. Filter oben helfen, nach Jahr oder Monat einzugrenzen.

Under “Invoices” in the main menu the member sees the current balance at the top, and below it every single line item with amount, description (e.g. “Home match”), payment status (“Paid”/“Not paid”) and date. Filters at the top help narrow down by year or month.

Diese Ansicht ist rein informativ – das eigentliche Bezahlen läuft je nach Vereinseinstellung per SEPA-Lastschrift oder über die hinterlegten Zahlungsmittel (siehe unten).

Zahlungsmittel & Gutscheine

Payment methods & vouchers

Im Bereich „Gutscheine“ verwaltet das Mitglied hinterlegte Zahlungskarten („Payments“) und kann über „Gutschein einlösen“ einen Code einlösen. „Mitgliedervorteile“ listet Vergünstigungen, die der Verein über MEMBA-Partner anbietet.

In the “Vouchers” area the member manages stored payment cards (“Payments”) and can redeem a code via “Book voucher”. “Member benefits” lists perks the club offers through MEMBA partners.

Diese Partnererlöse sind genau der Kern des MEMBA-Modells: zusätzliche Vorteile für Mitglieder, zusätzliche Erlöse für den Verein – ohne Beitragserhöhung.

Angebote & gekaufte Gutscheine

Offers & purchased vouchers

Ein eigener Marktplatz-Bereich (Reiter „Offers“, „Tickets“, „Places“, „Vouchers“) zeigt alle verfügbaren und bereits erworbenen Gutscheine und Tickets des Mitglieds, inklusive Preis und Status (z. B. „Registered“).

A dedicated marketplace area (tabs “Offers”, “Tickets”, “Places”, “Vouchers”) shows all available and already purchased vouchers and tickets for the member, including price and status (e.g. “Registered”).

Benachrichtigungen

Notifications

Das Glockensymbol oben rechts öffnet die Benachrichtigungsliste, unterteilt in die Reiter „Alle“, „Angebote & Marketing“ und „Teams“. Hier laufen z. B. Team-Einladungen auf („Teameinladung: Du wurdest von [Admin] eingeladen, dem Team beizutreten“), aber auch Push-Nachrichten, die der Verein über das KBS-Backend verschickt (siehe „Push-Benachrichtigungen“ im KBS-Bereich).

The bell icon top right opens the notification list, split into the tabs “All”, “Offers & marketing” and “Teams”. This is where, for example, team invitations show up (“Team invitation: you were invited by [admin] to join the team”), but also push messages the club sends via the KBS backend (see “Push notifications” in the KBS section).

Ungelesene Kategorien sind mit einer Zahl markiert (im Beispiel „4“ bei Angebote & Marketing, „30“ bei Teams).

Anfragen meiner Kinder

Requests from my children

Eltern mit verknüpften Kinderkonten sehen hier alle Anfragen ihrer Kinder (z. B. Teilnahmewünsche), sortiert nach den Reitern „Ausstehend“, „Bestätigt“ und „Abgelehnt“. Liegt noch keine Anfrage vor, zeigt die App „Keine Daten“.

Parents with linked child accounts see all their children’s requests here (e.g. participation requests), sorted into the tabs “Pending”, “Confirmed” and “Rejected”. If there are no requests yet, the app shows “No data”.

Support & Feedback

Support & feedback

Findet ein Mitglied etwas nicht oder hat Feedback zur App, hilft der Eintrag „Support & Feedback“ im Hauptmenü weiter (siehe „Start & Navigation“). Darüber öffnet sich eine kurze Kontaktoption – das ist für Mitglieder der direkte Draht, wenn etwas in der App nicht funktioniert.

If a member can’t find something or has feedback on the app, the “Support & feedback” entry in the main menu helps (see “Home & navigation”). It opens a short contact option – this is the direct line for members when something in the app isn’t working.